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Tu es à deux doigts de trouver ta job de rêve. À partir d’ici, c’est toi qui prends le contrôle de ton expérience.
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Adjoint exécutif, adjointe exécutive

Adjoint exécutif, adjointe exécutive

La gestion des priorités, c’est ta force ? Lis ce qui suit!

Que dirais-tu si on t’offrait la possibilité...

  • D’évoluer dans une organisation où le talent et la culture sont au cœur des préoccupations.
  • De grandir dans une entreprise qui s’investit activement dans ta formation continue et dans ton développement professionnel pour que tu repousses tes propres limites.
  • D’obtenir un rôle clé dans le soutien de nos opérations quotidiennes.

Ton terrain
de jeu

Tu évolueras dans un environnement professionnel dynamique et exigeant, devenant ainsi le bras droit du président.

Notre mission

Forger le futur technologique des entreprises !

Ta mission

Garantir une efficacité opérationnelle maximale au sein de l’organisation et libérer un maximum de temps pour le président et le directeur général.

Ton quotidien

Responsabilités quotidiennes (20%)

  • Planifier au quotidien, de manière stratégique, les rendez-vous et les engagements du président pour maximiser son temps et son impact dans l’organisation.
  • Planifier à l’horaire les sessions d’enregistrement des podcasts internes et externes, en assurant une communication fluide avec les invités.
  • Filtrer et répondre aux courriels et messages LinkedIn, identifiant les leads pertinents et gérant les communications prioritaires.
  • Assurer la préparation et l’impression de documents nécessaires.
  • Gérer les commandes de repas selon les préférences et les besoins du président.
  • Effectuer la numérisation, le classement et le traitement de documents et factures.
  • Assurer la gestion du groupe de l’AQT: Planifier 4 à 5 rencontres par année.
  • Veiller au renouvellement en temps opportun des documents légaux.
  • Assurer la liaison et la coordination avec le personnel de ménage au bureau.
  • Effectuer des achats de cadeaux pour l’entourage.

Gestion de projets (25%)

  • Clarifier, planifier et structurer des projets simples à complexes.
  • Soutenir les tâches du président pour son engagement envers la fondation de l’hôpital de Saint-Jérôme, entre autres en mettant à jour les fichiers Excel et en assurant le suivi des tâches.

Tâches volantes (25%)

  • Identifier les tâches pouvant être assumées par l’adjointe pour alléger la charge de Jonathan.
  • Apporter un soutien proactif pour optimiser l’efficacité des opérations quotidiennes.
  • Assister dans la rédaction de publications et de textes pour les médias sociaux.

Gestion stratégique du président (5%) 

  • Agir en tant que gardienne du calendrier, challenger les rencontres, et garantir le respect des engagements de présence dans les réunions : Veiller à l’organisation de 2 rencontres clients/mois et 2 dîners avec des membres de l’équipe de direction par mois.

Tâches pour l’entreprise (25%)

  • 15% du temps du joueur sera attitré pour des tâches en support au directeur général.
  • Élaborer des présentations PowerPoint pour les réunions d’équipe, assurant une communication visuelle efficace.
  • Assurer la mise en place adéquate de la salle pour les réunions d’équipe, favorisant un environnement propice aux discussions productives.
  • Contribuer à la planification stratégique des rencontres au sein de l’organisation.
  • Préparer les mises à jour hebdomadaires, assurant une communication régulière et transparente au sein de l’entreprise.
  • Gérer les aspects légaux de manière proactive, garantissant la conformité et la sécurité juridique.
  • Allouer du temps pour des rencontres individuelles et pour gérer les imprévus, assurant ainsi une flexibilité dans les responsabilités quotidiennes.

 

Tes super-pouvoirs

  • Grande capacité à structurer et prioriser les tâches et projets.
  • Aisance à améliorer ses méthodes de travail par la technologie.
  • Une capacité exceptionnelle à communiquer en français est essentielle, tant à l’oral qu’à l’écrit. Une telle maîtrise en anglais sera considérée comme un fort atout.
  • Maîtrise des fonctions de base d’Excel, avec la capacité de formater des documents et de créer des graphiques pour une présentation visuelle efficace.
  • Compétence avancée dans la création de présentations PowerPoint, en mettant l’accent sur la mise en page, l’utilisation de gabarits, la sensibilité visuelle et la gestion fluide des transitions.
  • Connaissance de base avec les autres outils de la suite Office 365.

Valide ton fit

Chez Openmind on pense que le savoir-être est tout aussi important que le savoir-faire.
Si tu t’identifies aux 5 valeurs qui suivent, on devrait bien s’entendre.
Ose évoluer

Faire du sur place = reculer. Sois curieux, challenge-toi

Pas d’excuse

Si tu veux quelque chose, choisis les moyens, pas les excuses

Fais partie de la solution

Mets 10% de ton énergie sur le problème et 90% sur la solution

Tricoté serré

Sois bienveillant avec tes collègues #teamspirit

Amuse-toi

Travailler ne devrait pas être une corvée. Mets du fun dans tes journées

Avantages

Des congés payés!

Des congés payés!

Le jour de ta fête c’est congé payé. Une chose de réglée! Pour le reste, tu as droit à 2 journées de congé pour prendre soin de ta santé physique et mentale. 

Du télétravail (même post pandémie)!

Du télétravail (même post pandémie)!

Que tu apprécies la frénésie du bureau, la tranquillité de ton foyer ou le juste milieu entre les deux, on te laisse décider du modèle qui te convient. Notre seule demande c’est que tu passes nous faire un coucou au bureau à la fréquence entendue avec ton équipe et que tu te rendes disponible pour certaines rencontres.  

Des assurances collectives!

Des assurances collectives!

Que tu sois fan du chiro, de l’ostéo ou de la masso, l’assurance collective qu’Openmind t’offre couvre plusieurs spécialités ainsi que l’assurance médicament dès le jour 1.  On défraye 50% de ta prime d’assurance pour que toi et ta famille puissiez prendre soin de votre santé. Profite également d’une assurance voyage et d’une assurance annulation couverte à 100% sans franchise de base à payer.  

Une allocation pour santé!

Une allocation pour santé!

Tu fais partie de ceux qui croient qu’un esprit sain dans un corps sain est essentiel pour être productif au quotidien? Nous aussi! C’est pourquoi on t’offre jusqu’à 30$ par mois pour pratiquer l’activité physique de ton choix. 

On contribue à ton REER!

On contribue à ton REER!

Envie d’économiser pour tes projets futurs? Openmind devient le partenaire de ton REER en investissant jusqu’à 1% de ton salaire (*après 2 ans d’ancienneté et en fonction de la rentabilité de l’entreprise).  

Un horaire flexiiiiiiiiiiiible!

Un horaire flexiiiiiiiiiiiible!

Que tu sois du genre à débuter ta journée alors que tout le monde dort encore ou que tu fasses partie de ceux qui aiment quitter avant le trafic du vendredi pour monter au chalet, on t’offre la possibilité de profiter de notre politique d’horaire flexible Notre seule demande, c’est que tu assistes au start-up matinal et que ton horaire de travail n’impacte pas les opérations, tes collègues ni les clients.  

Des opportunités d’apprentissage diversifiées!

Des opportunités d’apprentissage diversifiées!

Fortement animé par notre valeur « ose évoluer », on met à ta disposition 2000$ de budget annuel de formation pour te permettre de garder tes « skills » top niveau.

Parlant de formation, on te donne accès gratuitement à notre « book bar » et on t’offre la possibilité de participer à nos « learning club » payés pour que tu puisses partager le fruit de tes apprentissages.  

Mieux encore, tu maîtrises une compétence dans un domaine qui pourrait être bénéfique à toute l’entreprise? On t’offre la possibilité d’animer ou d’assister à nos légendaires « lunch and learn ».  

Banque des heures!

Banque des heures!

Tu es le genre à aimer voyager plusieurs fois par année ou tu as simplement besoin de temps pour réaliser tes nombreux projets personnels? On t’offre la possibilité de banquer des heures et de réaliser ce qui compte vraiment pour toi.  

Envie de t’impliquer?

Envie de t’impliquer?

Tu es du genre un peu hyperactif et tu aimes t’impliquer? On a plusieurs possibilités « team » dans lesquelles tu peux t’investir : communautaire, culture, vert, Office Design, Bench Tech, audiovisuel, amélioration continue, etc. 

La vie chez Openmind est toute sauf plate. Viens mettre tes couleurs et initier des projets avec nous.

En veux-tu des extras, en v’la!

En veux-tu des extras, en v’la!
  • One on one avec ton gestionnaire chaque mois 
  • Plan de développement personnalisé pour t’aider à progresser 
  • Évaluation annuelle basée sur la progression 
  • Matériel informatique au prix du cost
  • On t’offre la bière le jeudi lors de nos légendaires Drink beer 
  • Un parrain dès ton entrée en poste 
  • Du thé, du café, des collations, des fruits frais et du pop-corn. On s’occupe de ton bedon. 
  • Une gestion humaine par une équipe de leaders inspirants et accessibles 
  • Sondage hebdomadaire pour mesurer ton niveau de bonheur au travail (Office Vibe) 
  • Du stationnement et pas de #trafic 
  • Un team culture en mode innovation pour mettre de la vie dans ton quotidien 

Prêt pour ton nouveau défi ? EMBARQUE.

Prêt pour ton nouveau défi ? EMBARQUE.

Un mot du président

Découvre dans cette courte capsule vidéo ce qui t’attend si tu décides d’embarquer dans l’aventure.

https://www.youtube.com/watch?v=uHNL3iidbDw&t=16s

Mets ton expertise à profit ? Embarque !

***Pas convaincu de cocher toutes les cases ? Rendu ici, qu’est-ce que tu as à perdre ? Ce que tu ne sais pas, on va te l’apprendre. Simple de même !